第37回
電子メールを使ったPDFのレビュー送信Adobe Acrobat(アドビ アクロバット)とPDFを活用する連載記事

今回は『電子メールを使ったPDFのレビュー送信』をご紹介します。

今回の機能

電子メールレビュー用に送信

前回紹介した[注釈]を活用することで複数メンバーと文書チェック(文書レビュー)を行うことができますが、複数メンバーと注釈の受け渡しをする場合には、[データの配布]→[文書のチェック]→[チェック内容の収集]といった作業が発生します。

この一連の作業を手軽に実現できる機能が電子メールレビューです。

電子メールレビューは、レビュー担当者が共通のサーバにアクセスできない場合や、共同作業によらず手軽に文書のレビューをする場合に適しています。

電子メールレビューでは、レビュー依頼者が電子メールの添付ファイルとしてPDFをレビュー担当者に送信します。

レビュー担当者は、注釈を追加し、注釈ツールバーまたは文書メッセージバーの[注釈を送信]ボタンを使用して文書を返します。これらコピーPDFの注釈を、レビュー依頼者はマスターPDFに結合して確認ができます。

電子メールレビューのイメージ

電子メールレビューのイメージ

操作方法

[レビュー依頼者の操作]

1.レビューを依頼する文書を開き、[注釈]-[電子メールレビュー用に送信]をクリックします。
電子メールレビュー用に送信

2.ダイアログボックス[はじめに]で[次へ]ボタンをクリックします。ダイアログボックス[レビュー担当者に依頼]に依頼したい相手の[アドレス]を追加し、[次へ]ボタンをクリックします。
依頼したい相手のアドレスを追加

3.ダイアログボックス[依頼メールの確認]でメールの本文を決め、[レビュー依頼を送信]ボタンをクリックします。
レビュー依頼を送信

4.[レビュー担当者]にメールが送信されます。
レビュー担当者にメールが送信され

[レビュー担当者の操作]

5.担当者は受信したメールの添付ファイルを開き、文書のレビューを行います。
文書のレビューを行う

6.文書のレビュー後、画面右上の[注釈]を送信をクリックします。送信の内容を確認し、レビュー依頼者へ返信します。
レビュー依頼者へ返信

[レビュー依頼者の操作]

7.返送された、PDFを開きます。開くと同時に[注釈を結合しますか?]のダイアログボックスが表示されます。[はい]ボタンをクリックします。
開くと同時に[注釈を結合しますか?]のダイアログボックスが表示される

8.依頼を行ったファイルに、返送された注釈が上書きされます。
注釈が上書きされる

9.レビュー者10人から返信があった場合でも、返送されたPDFファイルを開く度に、結合のダイアログボックスが表示され、注釈が上書きされていきます。

活用法
  • 電子メールレビュー機能を使用するとAdobe Readerで注釈追加が行えるため、活用の幅が広がります。
  • 遠方同士での文書チェックにも効果的です。

次回は、さらに便利な『ファイルサーバーを使ったPDFレビュー』を紹介します。

次のページは…
ファイルサーバーを使ったPDFレビュー
関連リンク
遠藤 明久 (えんどう あきひさ)
遠藤 明久 (えんどう あきひさ)
Adobe認定インストラクター

Dreamweaver、Acrobat、CaptivateなどのACI(アドビ認定インストラクター)を保有し、多岐にわたり講師をつとめる。2005年に「パソコン教科書 Flash 8」を執筆。

今さら聞けない Adobe Acrobat & PDF

RSSフィードで
最新情報を購読